Chris O´Neill tem mais de 10.000 notas na sua conta do Evernote, gerencia nove calendários diferentes no Google e jura que tem tudo sob controle.

*Chris O’Neill

Em minha conta no Evernote, eu tenho mais de 10 mil notas. Desde listas de pendências e lembretes de reunião a contas a pagar e desenhos dos meus filhos. Eu sei, pode soar como uma bagunça completa. Mas descobri uma maneira de fazer com que tudo trabalhe ao meu favor.

Afinal, seria bastante irônico caso, logo eu, não conseguisse me organizar. Como CEO da Evernote, é o meu trabalho ajudar outras pessoas a controlar a sobrecarga de informações e lidar mais facilmente com tudo o que administram. Aqui compartilho algumas dicas de como me manter produtivo, tanto dentro do Evernote como nos afazeres fora dele.

Atribua a cada semana, um tema

É fácil ser sugado para um ciclo interminável de e-mails e obrigações. Para evitar cair nessa armadilha, atribuo um “tema” para me concentrar em cada dia da semana.

Segundas-feiras são para cuidar do lado comercial da Evernote. Isso geralmente envolve reuniões semanais de liderança e reuniões individuais com minha equipe, em que ajudo na resolução de problemas, faço avançar as coisas e discuto ideias sobre como inovar.

Às terças-feiras são bloqueadas para reuniões all hands, incluindo nossos escritórios globais, que participam via vídeo. Esta reunião é para comemorar o trabalho dos funcionários e suas conquistas, além de garantir que todos estejam na mesma página em nossas estratégias e missões de longo prazo.

Me dedico, às quartas-feiras, para as ações de marketing e estratégias go-to-market. A maior parte do crescimento da Evernote é orgânico e acontece na propaganda boca a boca. Por isso, nestes dias, penso em como colocar os feedbacks dos usuários em ação. Um exemplo: no ano passado, nossos usuários do Android nos pediram fortemente que tivéssemos um recurso de scan para impressões digitais, então nós o priorizamos e o criamos para eles. Isso foi um projeto de quarta-feira.

Utilizo as quintas-feiras para ver o quanto estamos avançando em nosso produto: é quando eu normalmente mergulho mais profundamente no roadmap e examino qual o progresso que estamos fazendo. Além disso, estamos recrutando ativamente paratodas as funções e regiões. Por isso, passo as quintas-feiras reunindo candidatos e fazendo parcerias com nossa equipe de recursos humanos para executar um processo tranquilo de contratação e integração.

E, finalmente, às sextas-feiras, revejo as pendências que não tenham sido resolvidas no começo da semana. Eu também uso as tardes de sexta-feira para refletir sobre a semana e me preparar para o que virá.

Claro, eu sei que haverá momentos em que eu sairei do roteiro traçado. Mas organizar minha semana por temas, pelo menos, faz com que eu conte com um plano que eu possa seguir.

Planeje adiante e priorize

Provavelmente, gerencio nove diferentes agendas do Google (que são, naturalmente, integradas ao Evernote) e que refletem os diversos papéis da minha vida: algumas são para o trabalho, outras para viagens e minhas obrigações pessoais, e outras cobrem as agendas esportivas dos meus filhos.

Configurei meus calendários de trabalho para ter com clareza quais as metas trimestrais minhas e da equipe. Dessa forma, consigo ver que estou criando ações com impacto a longo prazo. Também me certifico de ter tempo suficiente para colocar em prática tudo o que minha equipe e eu planejamos fazer no dia a dia.

Não permita que os e-mails ditem o seu dia de trabalho

Como uma regra, eu tento resistir à tentação de checar meu e-mail como a primeira ação do dia. Ao invés disso, eu consulto a minha #TomorrowList, preparada na noite anterior.

Essa lista simplesmente mostra minhas três principais prioridades para o dia, em ordem de importância. Eu tento enfrentar o problema mais difícil que requer mais energia e criatividade primeiro, para tirá-lo do caminho.

Alguma vez disseram que a caixa de entrada do seu e-mail é a lista das tarefas de outras pessoas para você, e acho que isso é realmente verdade. Eu tento checar meu e-mail apenas duas vezes por dia e uso uma versão modificada do método Getting Things Done (GTD) para me ater a isso. Também configurei filtros automáticos para redirecionar e-mails para as pastas apropriadas.

Tenho duas regras simples para lidar com e-mails:

Se demorar dois minutos ou menos, eu lido com isso imediatamente;

1. Se demorar dois minutos ou menos, eu lido com isso imediatamente;
2. Todos os outros, eu delego para outra pessoa da minha equipe ou salvo em meu Evernote para lidar com esta atividade mais tarde. Caso contrário, apenas arquivo.

Descobri que o envio de e-mails durante o dia traz mais caos à minha rotina do que o necessário.

Mantenha um mínimo de reuniões

Minhas equipes costumavam realizar atualizações de status quinzenais envolvendo dezenas de pessoas, mas percebi que isso era um desperdício de tempo para todos. Agora, limito as reuniões a oito pessoas e mantenho uma política: se o organizador da reunião não compartilhar previamente uma agenda que esclareça os pontos da reunião, não compareço. Nas reuniões em que participo, me certifico de que há alguém designado a fazer anotações e que posteriormente compartilhará os itens discutidos.

Usadas em conjunto, estas técnicas funcionam para mim, mas, claro, cada indivíduo tem maneiras particulares de lidar com o dia a dia. Ainda assim, acredito que não exista uma pessoa que seja totalmente produtiva ou improdutiva — há apenas métodos que melhoram a qualidade do seu trabalho ou não. A chave é encontrar a combinação certa.

Matéria originalmente traduzida do artigo da Fast Company: https://www.fastcompany.com/40553787/im-evernotes-ceo-heres-how-i-stay-productive-all-week-long

*Chris O’Neill é CEO da Evernote

Leandro Guerra Martins. Engenheiro Civil; Pós-graduado em Análise de Sistemas; Certificado PMP – Project Management Professional; Experiência como Responsável Técnico de obras de edificações Industriais, Residenciais e Comerciais e em Administração Contratual de grandes obras.